Jaka powinna być idealna sala szkoleniowa? Nie da się w sposób jednoznaczny odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ decydując się na wybór sali, pod uwagę należy wziąć wiele istotnych czynników. Sale konferencyjne w Warszawie, jak również pod miastem, dostępne są w różnych punktach. Na co jednak trzeba uważać? Oto kilka istotnych czynników.
Odpowiednie miejsce
Dana sala konferencyjna powinna znajdować się w dobrze skomunikowanym punkcie, aby nikt nie miał problemu z dojazdem na miejsce. W szczególności, jeżeli będzie to spotkanie gromadzę uczestników z innych miast, a nawet krajów. Samo lotnisko może znajdować się pod miastem, ale musi być swobodny dojazd do wyznaczonego miejsca – zarówno, jeżeli chodzi o komunikację krajową, miejską, jak również samochody. Dobrze byłoby wybrać coś, co znajduje się w bliskiej odległości od siedziby firmy, ale nie zawsze jest to możliwe.
Wielkość sali
Uzależniona od ilości osób, jakie będą brały udział w takim spotkaniu. Tak, aby każda osoba miała zapewnioną swobodną ilość miejsca. Sala konferencyjna nie może być za duża. Nie może być też za mała. Zawsze należy sale konferencyjne w Warszawie rezerwować zgodnie z listą osób, jakie są zaplanowane. Można być pewnym tego, że nie wszystkie osoby przybędą (statystyki pokazują, że na ogół odpada ok. 15% z osób zaproszonych). Dlatego też nie ma co z góry myśleć o tym, że wszyscy się nie pomieszczą.
Wsparcie techniczne
Czyli sprzęty, jakie znajdować się będą w danym miejscu. Obecnie panują takie czasy, że prelegenci przywożą ze sobą tylko i wyłącznie potrzebne materiały. Nie ma mowy o tym, aby wozili oni ze sobą jakieś rzutniki, tablice, ponieważ takie urządzenia oraz wiele innych z góry zapewnia profesjonalnie wyposażona sala konferencyjna. Należy jednak upewnić się, że tak faktycznie jest. Tak aby mieć pewność, że przekaz informacji podczas spotkania nie będzie zakłócony. Przy tej okazji należy zapytać właścicieli danej sali, czy są oni uszykowani na wypadek ewentualnej awarii. Sprzęt zastępczy zawsze powinien być pod ręką.
Dodatkowe usługi
Zależne tak naprawdę od organizatorów spotkania. Spotkania, które trwają jeden dzień (ale cały dzień!) wymagają tego, aby podstawić na miejsce chociażby ciepłe napoje, np. kawę i herbatę. Można się również upewnić, czy dla gości można zamówić catering z ciepłym i zimnym bufetem. Spotkania, które trwają większą ilość dni, wymagają noclegów dla wszystkich osób zaproszonych, jakie będzie można zamówić w danym obiekcie lub też w bliskiej okolicy, aby nie trzeba było nigdzie specjalnie daleko jeździć.
